Att välja PIM-system

Det finns många PIM-system att välja mellan på marknaden – så många att det är i princip omöjligt att ha koll på funktionaliteten i samtliga. Nedanstående funktioner kan användas som måttstock på respektive system om ni väljer mellan flera, oavsett om du vill byta PIM-system, eller handla upp ett PIM-system för första gången.

Viktiga funktioner när du ska välja eller byta PIM-system

1. Multikanalstöd
2. Flexibel marknadsmodell
3. Öppna API:er
4. Möjlighet att lägga till funktionalitet
5. Bra sökfunktion
6. Möjlighet att arbeta med många entiteter
7. Flerspråksstöd

1. Multikanalstöd

Med kanal i PIM-världen (Product Information Management) syftar man på ett system som konsumerar data som kommer från PIM-systemet. Ett exempel på kanaler är en e-handel som visar en produktkatalog och kanske tillåter användarna att lägga order. Andra exempel är: marknadsplatser som Prisjakt, Amazon och Google, Facebook, kassasystem, digitala hyllkantsetiketter eller en app i telefonen.

En av fördelarna med ett PIM-system är att samla produktdata på ett ställe och kunna arbeta med det där. Då måste datan kunna komma flera system till godo. Du vill ha samma grunddata i alla system, men det är inte säkert att strukturen på produkterna är samma i alla system. Kanske är inte hela sortimentet tillgängligt på samtliga marknader. Viss information kanske inte ska visas i alla plattformar. Appen i telefonen kan ha behov av annan information än B2B webshopen. Därför ar det viktigt att varje kanal från PIM-systemet kan administreras på sitt eget sätt.

2. Flexibel marknadsmodell

Marknadsmodellen beskriver hur informationen kring produkter och artiklar är organiserad. Vilket meta-data som är kopplat till de olika nivåerna. En grundmodell har produkter som håller generella texter som gäller för de artiklar som ingår i produkten. Tänk en tryckt t-shirt i olika färger. Då är t-shirten med det unika trycket och sin material en produkt.  Artiklarna hänger under som artiklar med bilder på hur tröjan ter sig i de olika färgerna.

Modellen ovan är grundläggande och stöttas av de flesta PIM-system med självaktning. Men sortimentet är sällan så enkelt. När modellen behöver utökas på något sätt kan det snabbt bli så komplext att PIM-systemet sätter gränserna för var som är möjligt att visa i kanalen, t.ex. i produktkatalogen på webben.

Marknadsmodellen måste även vara relationsbaserad. Det måste gå att koppla godtyckligt många bilder till en produkt. Bilderna kan behövas för olika ändamål eller marknader. Något som också måste rymmas i marknadsmodellen.

3. Öppna API:er

Idag måste informationen i ett system vara tillgänglig från andra system. Välj inte ett system där det inte går att hämta information via ett API (Application Programming Interface) av någon form, t.ex. REST.  Här bör även möjligheten att koppla verksamhetens affärssystem utvärderas. Kopplingen mellan ett affärssystem och ett PIM är väldigt viktig. Utan den möjligheten är PIM-systemet i det närmaste oanvändbart.

4. Möjlighet att lägga till funktionalitet

Det är svårt att hitta ett system som har exakt den funktionalitet som efterfrågas. I det fallet att det saknas funktionalitet är det nödvändigt att kunna lägga till funktionalitet. Det kan ske genom att addera egen kod som exekveras när olika händelser sker i systemet. Exempel på sådana händelser är att skapa eller uppdatera produkt, förändringar i relationer mellan produkter m.m. Oftast vill man att något ska hända när ovanstående inträffar. Kanske ska ett meta-data uppdateras om ett annat gör det? Om en produkt får en ny artikel så måste även produkten uppdateras.

5. Bra sökfunktion

För att arbeta effektivt är det viktigt att hitta de produkter som är relevanta för den uppgift man utför för tillfället. Alla typer av objekt i marknadsmodellen måste vara möjliga att söka på. Det räcker inte med att bara kunna söka på artikelnummer och text. Det måste gå att bygga komplexa sökfrågor som inbegriper relationer och samtliga meta-data i marknadsmodellen. Liknade som man bygger sökningar i en relationsdatabas.

6. Möjlighet att arbeta många entiteter

Som förlängning till föregående funktion så är det bra att kunna arbeta med sökresultatet från en sökning. Det bör gå att uppdatera ett fält på flera produkter med ett enkelt handgrepp. Användaren ska inte behöva gå in i var och en av träffarna och göra samma ändring. Om denna funktionen är bra skapas förutsättningar för teamet som arbetar med produkt- och marknadsinformation att kunna hantera mångdubbelt fler produkter med samma arbetsinsats.

7. Flerspråksstöd

Systemet bör kunna hantera flera språk, vilket kan tyckas som onödigt i början. Kanske är företaget enbart verksamt på en marknad med ett språk. Steget till att även lägga till engelska är inte långt. Om all produktinformation är på plats är arbetet med att ta fram material för en ny marknad/land inte så omfattande om detta stöd är väl utvecklat. Med en översättningstjänst kan en produktkatalog vara redo för en ny marknad på några veckor. Ibland kan det ge en fördel att kunna erbjuda information på en marknads lokala språk istället för att alltid förlita sig på engelska.

Tveka inte att kontakta oss om du funderar på att byta PIM-system, eller köpa in ett för första gången.