Når du søker jobb hos oss

For at vi skal kunne håndtere søknaden din, vurdere om du er en egnet kandidat og ta kontakt med deg ved eventuelle spørsmål eller for å avtale intervju, må vi behandle personopplysningene dine. Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hva du sender inn til oss, men det dreier seg som regel om navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer samt opplysninger om meritter og annet innhold i CV og/eller søknadsbrev. Behandlingen skjer med grunnlag i en interesseavveining, der vår interesse i å kunne håndtere søknaden din vurderes å veie tungt nok til å rettferdiggjøre behandlingen av personopplysningene dine.

Hvis du ønsker å trekke søknaden din, kan du gjøre dette ved å kontakte oss via kanalen du brukte da du sendte søknaden. Da vil vi slette alle personopplysningene dine og avslutte rekrutteringssaken, med mindre vi er forpliktet etter lov til å lagre alle eller enkelte opplysninger, eller det foreligger et annet lovlig grunnlag for lagring.

Dersom du ikke får tilbud om ansettelse, lagres søknadsdokumentene dine i to år for å kunne oppfylle kravene i diskrimineringslovgivningen. Dersom vi derimot velger å ikke gå videre med søknaden din fordi vi ikke har behov for å ansette på det aktuelle tidspunktet, lagres dokumentene dine i ett år, med mindre du ber om sletting før dette. Selv om du blir ansatt, lagres merittene dine i to år, mens andre nødvendige opplysninger som navn, fødselsnummer og kontaktinformasjon lagres gjennom hele ansettelsesforholdet og en periode etter dette.

Personopplysningene dine kan bli lagret hos Microsoft, som vi benytter som leverandør av hosting for e-postkommunikasjon og dokumenthåndtering. For øvrig utleveres ikke personopplysningene dine til noen utenfor Ninetech før eventuell ansettelse.

 

Når du kommuniserer med oss i sosiale medier

Vi er aktive i sosiale medier som LinkedIn og Instagram. Dersom du som privatperson velger å publisere innhold, for eksempel et innlegg eller en kommentar, på en av våre offentlige sider, samtykker du til at vi behandler personopplysningene du publiserer. Dette gjør vi for å kunne markedsføre oss og kommunisere med personer som tar kontakt med oss for å stille spørsmål eller delta i dialog. I tillegg til at personopplysningene dine lagres i tjenesten der du publiserer dem, behandler vi dem også ved å lese, eventuelt svare på og etter hvert slette dem. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved selv å slette det du har publisert.

Vær oppmerksom på at når du publiserer innhold på en av våre offentlige sider, deler du også opplysningene dine med leverandøren av den sosiale tjenesten. Ninetech har ingen kontroll over hvordan disse leverandørene behandler opplysningene dine; dette reguleres fullt ut av deres egne vilkår.

 

Når du sender e-post til oss eller bruker kontaktskjemaet vårt

Inngående e-post inneholder som regel personopplysninger. Når du sender e-post til oss, behandler vi personopplysningene dine ved å lese, lagre og håndtere meldingen, samt eventuelt videresende den til riktig mottaker internt i Ninetech. Personopplysningene som behandles i denne sammenheng, er de samme som du oppgir i meldingen. Vanlige eksempler er navn, e-postadresse, telefonnummer og stilling.

Når du kontakter oss via kontaktskjemaet vårt, er det obligatorisk å oppgi navn og e-postadresse, men det finnes også et frivillig felt der du kan oppgi telefonnummer. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er en interesseavveining, der vi har vurdert at vår (og din) interesse i at meldingen håndteres og besvares veier tungt nok til å rettferdiggjøre behandlingen av personopplysningene dine.

Så lenge meldingen din ikke har blitt en del av en sak med et annet rettslig grunnlag, har du rett til å protestere mot videre behandling. Da vil vi slette alle meldinger som inneholder personopplysninger, med mindre vi er forpliktet etter lov til å lagre én eller flere av dem, eller det foreligger annen berettiget grunn til å lagre dem. Det samme gjelder etter at kommunikasjonen/saken er avsluttet. Dersom saken for eksempel er knyttet til et eksisterende kundeforhold, kan vi lagre den så lenge kundeforholdet består (også da basert på en interesseavveining) samt en periode etter dette for å kunne ivareta våre rettigheter etter lov.

Tenk gjerne en ekstra gang før du nevner andre personer i en melding til oss. Også slike personopplysninger behandles med grunnlag i en interesseavveining, men det kan være vanskelig eller til og med umulig for oss å informere den aktuelle personen om behandlingen. Ta vare på dine medmennesker og oppgi kun opplysninger om andre dersom det er nødvendig.

 

Dine rettigheter

I henhold til personvernforordningen (GDPR) har du rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, samt informasjon om hvordan vi behandler dem, forutsatt at du kan bekrefte identiteten din. I enkelte tilfeller kan du også få personopplysningene dine utlevert i et strukturert, maskinlesbart og alminnelig brukt format for å kunne overføre dem til en annen leverandør.

Du har også rett til å be om retting eller supplering av personopplysninger vi behandler om deg. Mens vi kontrollerer om opplysningene er korrekte, kan du be om at behandlingen begrenses, noe som innebærer at opplysningene kun lagres midlertidig. Du kan også be om sletting av personopplysningene dine, men dersom vi har et berettiget grunnlag for videre lagring, for eksempel i henhold til lov eller avtale, kan forespørselen bli avslått.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysningene dine er ulovlig eller ikke skjer på korrekt måte, har du rett til å sende inn en klage til Datatilsynet (IMY). Mer informasjon om hvordan dette gjøres finnes på Datatilsynets nettsider.

 

Kontakt

• Behandlingsansvarlig for all behandling beskrevet ovenfor er Ninetech AB, org.nr. 556471-8822, Kungsgatan 12, 652 24 Karlstad.
• Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte Lina Hasbo på gdpr@ninetech.com